Электронный документооборот – не новость в мире информационных технологий. Однако по мере восстановления и относительной стабилизации российской экономики в целом, появления высоких темпов экономического роста в отдельных отечественных производственных отраслях он по праву становится одним из наиболее востребованных направлений автоматизации управления предприятием. Бытует мнение, что электронный документооборот способен помочь в решении многих проблем менеджмента. Но все ли из этих проблем действительно можно решить с его помощью, и получит ли предприятие в конечном итоге эффект от циркулирования документов в электронном виде? Очевидно, здесь необходим вдумчивый подход.

Нужен ли вам электронный документооборот7 Чтобы дать аргументированный ответ на поставленный вопрос, рассмотрим простой, всем знакомый пример - согласование документов. Не секрет, что процесс согласования часто затягивается, документы в процессе передачи от одного сотрудника к другому теряются, а потому самый верный способ согласования срочного документа - лично обежать всех участников.

Организация данного процесса в системе электронного документооборота (например, в корпоративной системе электронного документооборота DIRECTUM) будет выглядеть следующим образом:

• все документы, создаваемые сотрудниками, сохраняются в электронном хранилище документов;
• ответственный сотрудник создает задачу с приложением всех необходимых к согласованию документов и отправляет ее по заданному маршруту, при этом для каждого участника определяется срок выполнения задания;
• далее каждый участник последовательно или параллельно с остальными получает задания в свою папку «Входящие» и выполняет их;
• своевременное проведение корректирующих мероприятий в области контроля качества количественного физико-химического анализа;
• инициатор в любой момент времени может посмотреть, на каком этапе находятся документы, кто какие замечания высказал, а исполнители получают всю необходимую информацию для принятия решения (все связанные документы и предысторию).

Чтобы оценить, насколько нужен Вам электронный документооборот, ответьте для себя на следующие вопросы:

Если на 3 или более вопроса Вы дали отрицательный ответ, то пора всерьез задуматься о приобретении системы электронного документооборота.

Неразумно, конечно, ожидать, что при внедрении электронного документооборота бумажные документы исчезнут вовсе, их юридическую силу еще никто не отменял. Хотя законодательство так же явно движется в сторону автоматизации и цифровизации нашей жизни и деятельности (на смену ныне действующему закону №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.02 вот-вот придет новый, еще более прогрессивный закон «Об электронной подписи»). Но даже если сама бумага еще долго будет выполнять роль «доказательства» содеянного, то информация, которую она содержит, при этом будет доступна в удобном для анализа и принятия решений цифровом виде.

Поэтому для работы непосредственно с бумажными документами в системе документооборота должны быть предусмотрены функции для соблюдения требований ГСДОУ по организации бумажного делопроизводства.
На все бумажные документы (договоры, соглашения, приказы и т.п.) заводятся регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые позволяют вести журналы регистрации, отслеживать местонахождение, сроки возврата и исполнения бумажных документов.

Казалось бы, каждому предприятию нужен такой идеальный процесс. Однако, внедрение электронного документооборота будет эффективно лишь для тех предприятий, которые удовлетворяют следующим условиям:

• аппарат управления и документооборот достаточно большой и сложный;
• руководство предприятия готово к перестройке бизнес-процессов, направленной на их оптимизацию и четкую регламентацию, поскольку без этой работы внедрение электронного документооборота невозможно;
• руководство ставит целью внедрения электронного документооборота повышение эффективности управления предприятием, а не только облегчение работы отдельных подразделений (например, канцелярии).

Эффект от внедрения

Эффект от внедрения может быть как количественным, что можно выразить в финансовых показателях, так и качественным, его оценить сложно, но именно он влияет на увеличение эффективности бизнеса компаний:

• Усиливается ответственность каждого сотрудника за выполнение и доведение до конца любого выданного ему задания, поскольку он знает, что задание не будет забыто, обязательно будет осуществлена его проверка.
• Обеспечивается быстрый доступ к документам в соответствии с предоставленными полномочиями, резко сокращается время на поиск документов.
• Предотвращаются потери оригиналов документов, поскольку сотрудники работают с электронными копиями.
• Ускоряется документооборот, что отражается на скорости и качестве обслуживания клиентов, а это - прямой путь повышения конкурентоспособности предприятия.
• Руководство может оценивать загрузку и эффективность работы персонала, так как информация обо всех заданиях фиксируется в системе и в любой момент времени можно видеть - кто, сколько, каких заданий выполняет и в какие сроки.
• Накапливаются корпоративные знания, обеспечивается быстрое обучение и взаимозаменяемость сотрудников, поскольку все задания и документы хранятся в системе.
• Повышается общий уровень корпоративной культуры, которая нацеливает каждого сотрудника на достижение общих целей предприятия.

В результате предприятие становится единым отлаженным механизмом, который легко управляем и позволяет современному руководителю с успехом воплощать в жизнь все новые решения.

Состав системы DIRECTUM

Одним из основных преимуществ системы DIRECTUM является ее изначальная ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников (а не только служб делопроизводства). Именно поэтому в системе выделены следующие модули:

Управление электронными документами

создание, редактирование и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровых подписей (ЭЦП); структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление деловыми процессами

поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).

Управление совещаниями и заседаниями

организация подготовки и проведения совещаний (согласование в электронном виде места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

Управление взаимодействием с клиентами

ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж и маркетинговых воздействий.

Канцелярия

регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов. Управление договорами-согласование и регистрация договоров и сопутствующих документов, ведение реестра документов, обеспечение оперативной работы с ними Обращения граждан и организаций –организации работы с обращениями граждан в соответствии с Федеральным зконом №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях. Управление показателями эффективности - оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности с поддержкой сбалансированной системы показателей (BSC)

Кроме того, эффект от использования системы DIRECTUM существенно повышает наличие следующих компонентов:

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder - модификация и разработка новых карточек электронных документов, справочников и отчетов; встроенный язык программирования; настройка форм карточек и событий; интеграция с другими системами.

Сервер репликации - создание территориально-распределенных систем, обменивающихся информацией в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.

Сервер web-доступа с электронными документами, задачами и заданиями с помощью web-браузера.

Служба файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services) - управление долговременным и архивным хранением большого объема документов, в том числе медиаданных, настройка политик перемещения данных по хранилищам.

Служба ввода документов (DIRECTUM Capture Services) – массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта)

Службы преобразования документов (DIRECTUM Transformation Services) - преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

Интеграционные механизмы:

Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset)-Легкая интеграция с ERP-системами: двусторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, работа с документами из сторонней системы. Варианты работы с системой: Веб- и мобильный доступ-работа с электронными документами, задачами и заданиями через любые веб-браузеры с любых устройств. Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint-набор готовых компонентов и интеграционных механизмов, обеспечивающих взаимодействие данных системы DIRECTUM и портала на базе Microsoft SharePoint. Быстрая идентификация документов (DIRECTUM RapID).-маркировка документа штрих-кодом и быстрый поиск электронного документа по его бумажной копии.

DIRECTUM OverDoc.-бесплатная программа, позволяющая организовать работу с электронными документами с ЭЦП без использования системы и обмениваться документами между организациями. Организация удаленной работы: Службы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services)-обеспечение сквозных процессов, передачи документов с ЭЦП и обмена данными между независимыми системами DIRECTUM. Сервер репликации.-создание единой территориально-распределительной системы на базе вторичных серверов репликации в режиме off-line

Важными достоинствами системы являются ее доступная цена и гибкая ценовая политика. Для различных ситуаций существуют различные варианты ее поставки:

DIRECTUM Lite

облегченный вариант поставки системы DIRECTUM для небольших организаций, ограниченный базовой функциональностью и максимальным количеством клиентских лицензий не более 20.

DIRECTUM Standard

стандартный вариант поставки системы, предназначенный для средних организаций (до 100 пользователей)

DIRECTUM Enterprise

наиболее мощный вариант поставки системы, предназначенный для крупных организаций. Поддерживает высокую масштабируемость, имеет расширенную функциональность и поддержку.

Преимущества системы DIRECTUM

При разработке системы DIRECTUM были изучены как передовые западные решения, так и учтены российские традиции делопроизводства. Именно поэтому она обладает следующими основными преимуществами:

• ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников и организации в целом (а не только служб делопроизводства);
• реализация полноценной системы управления электронными документами и деловыми процессами (поддержка всего жизненного цикла управления документами и работами);
• соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства;
• наличие механизма электронной цифровой подписи (в том числе возможность интеграции с ЭЦП, сертифицированными ФАПСИ);
• простые принципы работы с системой для пользователя, знакомого с электронной почтой и файловой системой;
• наличие развитого инструментария настройки системы и встроенного языка;
• возможность работы удаленных пользователей через web-браузер;
• легкое администрирование за счет использования распространенных платформ (MS SQL Server) и наличия автоматических агентов;
• возможность организации территориально-распределенной работы, в том числе в режиме off-line;
• привлекательная цена.

Более подробную информацию о системе Вы можете получить на сайте компании DIRECTUM: http://www.directum.ru

Услуги по внедрению

Компания DIRECTUM продвигает одноименную систему электронного документооборота собственной разработки через своих официальных партнеров, в Саратове – через компанию «Современные технологии» («СТЕРХ»). Саратовские специалисты прошли обучение и аттестацию в фирменном центре обучения DIRECTUM, имеют высокую квалификацию, сертификаты и используют в работе технологии внедрения, разработанные производителем.

Постоянное совершенствование технологий внедрения позволяет качественно и полноценно внедрять системы DIRECTUM на предприятиях любой отрасли, предоставляя заказчикам полный спектр соответствующих услуг:

• Исследование особенностей организации-заказчика. Специалисты компании проводят на предприятии полный анализ существующих процессов документооборота и готовят техническое задание.
• Настройка и адаптация системы. С помощью встроенных средств система DIRECTUM гибко настраивается под конкретные требования заказчика.
• Обучение персонала (администраторов и пользователей). Проводится по многократно проверенным учебным курсам и методикам совместно с инструкторами компании-разработчика.
• Консультации пользователей и администраторов.
• Организационно-методическая поддержка. Оказывается опытными специалистами отдела информационных систем «СТЕРХА» на основе богатой внедренческой практики, что обеспечивает выбор эффективной стратегии и помогает разработать план организационных мероприятий, сопутствующих процессу внедрения системы.

Итак, мало понимать, что электронный документооборот жизненно необходим конкретной организации, нужно четко представлять стратегическую важность, ценность его внедрения и быть готовым к выполнению необходимых условий для этого, включая возможную трансформацию существующих на предприятии бизнес-процессов. Только опытные профессионалы помогут расставить необходимые приоритеты в данном вопросе и смогут гарантировать успех этого, для многих, без сомнения, крайне полезного и перспективного начинания.